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Anleitung : Serienmails mit vTiger

Ja mich gibt es noch 😉 …

Ich unterstütze eine Privatinitiative in der Südpfalz beim Betrieb ihres Blogs und vor allem dem Management ihrer Adresslisten und Mailing-Aktivitäten. Die Herrschaften haben mich über meinen Blog hier gefunden und angefragt, ob ich ihnen helfen kann. Da ich mich mit ihrer Zielen sehr gut identifizieren kann, freue ich mich dies zu tun:  http://gruene-roundtable.de/

Dem Projekt haben wir den Namen GreenADV (ADV steht für Adressverwaltung)  gegeben. Dahinter verbirgt sich ein vTiger-System, das durch die Kontaktformulare und Anmeldungen im Blog automatisch gefüllt wird. Ganz kurz das Szenario: Ein Bürger meldet sich über den Menüpunkt „Mitmachen“ und gibt dabei seine Kontaktdaten und Interessen an.  Beim Abschicken des Formulars bekommt der Verantwortliche von Green-Roundtable (kurz GRT)  eine Mail, der Bürger bekommt eine Mail und seine Daten werden in  das vTiger-System übernommen. Dies nur als Hintergrund.

Nun sind die Daten in GreenADV natürlich kein Selbstzweck. Darüber sollen zielgerichtet Informationen an die GRT-Interessenten verteilt werden. Dafür haben diese sich ja u.a. schließlich angemeldet. Mein Artikel hier beschreibt als Anleitung für meine Mitstreiter bei GRT nun diesen Vorgang. Ich denke die Information ist auch für andere ganz nützlich.

Der Prozess hat 3 Teile:

  • Erzeugung einer Mailvorlage :  Die Mail fertig formuliert mit Variablen für die Personalisierung (Sehr geehrte Fr. Gabi Mustermann ….)
  • Die Auswahl der Mailempfänger
  • Der Mailversand selbst

Klingt kompliziert, ist es aber nicht …

Erzeugung einer Mailvorlage

Als Berechtigter komme ich auf die Einstellungen von vTiger:

Einstellungen

Dies führt zu einer Seite mit vielen Möglichkeiten. Hier interessiert uns aber nur der Punkt „E-Mail-Vorlagen“:
Vorlagen

In der nachfolgenden Liste wählen wir eine bestehende Vorlage aus, oder erzeugen eine neue.  Wir bereits erwähnt: Wir erzeugen unsere vollständige Mail (HTML-Mail) mit allen Formatierungen und Variablen, die zum Zeitpunkt des Versands mit den Daten des Empfängers ersetzt werden:
Vorlage

Wie man sieht habe ich bereits eine Vorlage für GRT erzeugt. Wir wählen diese aus um die Verwendung der Variablen zu demonstrieren:

Vorlage bearbeiten

Kurze Erläuterung :

  • mit den grün markierten DropDown-Menüs wähle ich die gewünschte Information aus
  • damit erhalte ich einen Variablennamen, den ich an die gewünschte Stelle meiner Mail einfügen kann

Auswahl der Mailempfänger

Die Auswahl der Mailempfänger ist ein Feature, das nicht nur für die Serienmails nützlich ist. Ich erzeuge über verschiedene Kriterien  einen Filter, der mir eine definierte Menge meiner Adressen erzeugt. Diese Filter, besser Views (Sichten),  werden auf dem System abgespeichert und können auch für andere Nutzer verfügbar gemacht werden. Mit einem Satz solcher Sichten, kann man dann mit einem Klick die gerade benötigte Untermenge der Adressen erzeugen und u.a. dann für Mailings verwenden.

Die Erzeugung ist sehr simpel und intuitiv:

Filter

Der Filter/die Sicht „Alle“ ist immer vorhanden und zeigt eben alle Datensätze 😉

Wir wollen aber jetzt eine Sicht erzeugen, die uns eine Liste mit 2 Kriterien liefert:

  • das von uns angelegte Merkmal „Interessent“ ist ausgewählt
  • der Benutzer hat eine Mailadresse

Wir klicken dazu auf „Ansicht erstellen“ (bzw. wählen die Ansicht einfach aus der Liste aus, wenn schon vorhanden):

Liste

Wir brauchen natürlich den Namen der Sicht (damit können wir diese Sicht später immer wieder auswählen) und wir müssen die Felder auswählen, die in dieser Liste erscheinen sollen.

Mit dem Haken “ öffentlich machen“ stellen wir unsere definierte Sicht auch allen anderen Nutzern des CRM-Systems zu Verfügung.

Der Standardfilter darunter ist selten zu ändern. Aber unter der Lasche „erweiterte Filter“ legen wir die Kriterien fest. In anderen Worten : wir legen die Bedingungen fest um in unserer Liste zu erscheinen.

Bedingungen

Wie oben gesagt legen wir fest: Es landen nur solche Einträge in unserer Liste, die

  1. im Merkmal Interessent ein „yes“ haben
  2. bei denen das Feld E-Mail nicht leer ist

Nun das wars. Drücken wir „Speichern“ bekommen wir nur die Einträge mit den definierten Merkmalen.

Liste

Wir sehen unsere neue Sicht („Interessenten“) ausgewählt und haben auch nur noch 137 Einträge anstatt 212 wie bei „Alle“. q.e.d. 🙂

Mailversand

Nun zum Mailversand. Wir können dazu eine Kampagne definieren um den Mailversand zu dokumentieren, oder wir schicken unsere Mail ganz simpel im eben erzeugten View.

Mail aus unserem View (schnellste Möglichkeit):

Serienmail

 

Wir klicken auf den rot markierten Haken. Dann erhalten wir diesen ebenfalls rot markierten Eintrag „Alle auswählen …“  Wir klicken auch hier drauf!

Ja und nun als dritten Klick :  „E-Mail versenden“

Wir landen hier  :

Mail

Grün markiert sehen wir unsere Empfänger.

Über den rot markierten Knopf haben wir unsere vordefinierte Mail-Vorlage (siehe Anfang des Artikels) ausgewählt. Durch die Auswahl ist der Betreff und das Mailfeld selbst durch die Vorlage gefüllt worden.

Wir können beides hier noch weiter ändern und auch noch weitere Adressen zufügen bzw. auch welche rauslöschen.

Sind wir zufrieden drücken wir auf  den Knopf „Senden“ und die Mail geht raus. Dabei werden die Variablen oben mit den  Werten des jeweiligen Empfängers ersetzt.

Wir haben damit eine personalisierte Serien-Mail verschickt.

War doch gar nicht so schwer, oder 😉 ?

Der Vollständigkeit halber : Auch bei einer Kampagne ist der Prozess derselbe und wir verwenden auch unsere vordefinierte Sicht. bei vTiger muss man selten etwas mehrfach tun und alles hängt mit allem zusammen.

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