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1000 Ideen produziert => Aber was passiert mit den ToDo’s ?

Diesmal ein etwas anderer Artikel in eigener Sache :-).

Wie man weiß, wenn man die Seite „Über mich“ gelesen hat, sind wir ein interdisziplinäres Team von systemischen Beratern und IT-lern. Eine seltene Kombination ;-).  Diese außergewöhnliche Kombination hat ein Tool hervorgebracht, das sich an Führungskräfte, Berater und Change Verantwortliche richtet : Unser preisgekröntes Change Controlling Tool ®

Best of 2012

Die Initiative Mittelstand prämiert mit dem INNOVATIONSPREIS-IT Firmen mit innovativen IT-Lösungen und hohem Nutzwert für den Mittelstand.

Die Experten-Jury zeichnete in dieser Kategorie unser Change Controlling Tool® mit dem Prädikat BEST OF 2012 aus.

Zusätzlich war mein Tool bei einer Hausmesse eines gr0ßen Beraternetzwerks ein echter Renner.

Beide Ursachen haben mich auf die Idee gebracht den Sonntag Nachmittag zu nutzen um auch ihnen das Tool kurz nahezubringen und darauf aufmerksam zu machen, dass man es online kostenlos für kleine Projekte nutzen kann.  Einfach per Selbstregistrierung ein Projekt anlegen und dann als Admin bis zu 9 Kollegen zuschalten. Ich denke dieses Angebot legitimiert diesen kleinen Marketing-Artikel :-)…

Um was geht es bei meinem Change Controlling Tool nun ? Nun letztlich gibt der Titel die Antwort :

Veränderungsprozess angestoßen => 1000 Ideen produziert => Aber was passiert mit den ToDo’s ?

Was ist damit gemeint ?

Es stehen Änderungen in einem Unternehmen an. Dies kann alles möglich sein, aber ganz typische Szenarien sind Mergers oder Ausgliederungen von Bereichen und ähnliches. Auch solche sogenannte Programme wie „Fit für das Jahr 2100“ 😉 , bei der ein Unternehmen sich strategisch neu aufstellt um besser am Markt zu agieren, sind ganz typische Anwendungsfälle. Es geht im Kern darum, dass in einem Unternehmen, einer Organisation viele Bereiche zusammenarbeiten müssen um ein bestimmtes von der Leitung definiertes Ziel zu erreichen. In meinen Konzernzeiten waren solche Veränderungsprozesse üblich und man war oft selbst Teil eines solchen Veränderungsprojekts. Meist holt man sich für solche Vorhaben auch Berater ins Haus. Meine Berater-Kollegen haben dementsprechend auch in anderen Unternehmen diese Situation immer wieder vorgefunden.

Was passiert dann in der Regel ?

Nun meist findet ein größerer „Almauftrieb“ 😉 statt, bei dem Führungskräfte aus allen betroffenen Bereichen zusammengerufen werden und in diesem oft mehrtägigen Meeting eine Unmenge kreativer Idee produzieren.  Ergebnis ist ein Protokoll und eine riesige ToDo-Liste mit Terminen und Verantwortlichen.  Dann klopfen sich alle symbolisch auf die Schulter und verschwinden im Tagesgeschäft.

Das Protokoll wird verschickt und wenn es dann keinen hauptamtlichen Treiber gibt, werden alle erst wieder durch die Einberufung des nächsten Leitungskreis-Meetings aufgeschreckt. Dann gibt es eine Menge operativer Hektik und Versuche sich reinzuwaschen, wenn die eigenen ToDos nicht so ganz erledigt sind.

Alles ganz menschlich und nachvollziehbar, aber nicht so wirklich optimal für die Erreichung des Ziels des Veränderungsprojekts.

Auch darf man sich nicht wundern, wenn die Mitarbeiter und auch Führungskräfte solche Projekte nicht mehr recht ernst nehmen können. Gab schon zuviele davon, ohne wirklich greifbares Ergebnis … Schade.

Hauptursache für den schlechten Wirkungsgrad ist unserer Meinung und Erfahrung nach die mangelnde Transparenz des Projekts in der Organisation:

  • Niemand weiß so genau,  wer wofür eigentlich verantwortlich ist
  • Maßnahmenverantwortliche werden nicht sichtbar
  • Fortschritte werden nicht ausgewiesen

Nur mit sehr hohem harten Steuerungsaufwand und sehr vielen Meetings ist ein solches Projekt zu einem guten Ende zu bringen.

Wie ändert unser Change Controlling Tool dies ?

Mit unserem Tool setzen wir genau an den oben beschriebenen Problempunkten an:

  • Die ToDos (Maßnahmen herunter gebrochen zu terminierten Arbeitspaketen) werden in unserem webgestützen Tool erfasst und visualisiert
  • Maßnahmen und Arbeitspakete sind klar Verantwortlichen zugeordnet
  • Maßnahmen sind auch klar der Organisation bzw. Projektstruktur zugeordnet und sind als weitere Dimension auch noch  beliebig weiter strukturierbar
  • Der Fortschritt wird online dokumentiert und in automatischen verdichteten Sichten in einem sog. Cockpit auf einer Seite dargestellt

Das Projekt ist dadurch in der Organisation im Rahmen der vorher definierten Zugriffsregeln transparent online sichtbar und verfolgbar. Jeder Beteiligte kann sich jederzeit über den aktuellen Status informieren und es wird auch sichtbar, wenn es eben keinen Fortschritt gibt, da dann die Ampeln auf rot umschalten. Die Verantwortlichen können dann sofort regulierend eingreifen und das Projekt auch ohne permanente Meetings steuern. Oft genügt jetzt ein rechtzeitiger Telefonanruf um zu verhindern, dass der Veränderungsprozess aus dem Ruder läuft.

Merke :

  • Mit dem Change Controlling Tool spart man echt Geld, da viele Meetings überflüssig werden
  • Man zeigt die Ernsthaftigkeit des Vorhabens
  • Macht Verantwortung sichtbar
  • Zeigt permanent den Projektfortgang an

Das Change Controlling Tool ersetzt aber nicht das eigene Denken. Es ist nur ein Werkzeug um Kommunikation und Transparenz zu verbessern oder erst zu ermöglichen. Wir haben für intuitive und einfache Bedienung auch für den seltenen Benutzer auf komplexe Automatismen und Algorithmen verzichtet, Es gibt keine Prüfungen auf Abhängigkeiten oder gar GANTT-Charts und dergleichen. Es geht nur um die einfache Erfassung, Dokumentation und Visualisierung unseres Projekts und des Fortschritts.

Zwei Screenshots um einen Eindruck zu vermitteln (klicken für größere Darstellung):

OrgTree Cockpit

Links mit weiteren Informationen und unserem Angebot

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