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Archiv für Januar, 2009

Wozu eigentlich ein DMS ?

30. Januar 2009 3 Kommentare

Gute Frage, nicht wahr ? Brauche ich so etwas überhaupt ? Wofür ist es nutze ? Warum sollte ich mir so etwas überhaupt zulegen ?

Nun ich möchte diese Fragen versuchen zu beantworten, ohne groß in die Technik einzusteigen. Hoffe es gelingt mir ;-). Ist für mich als Vollblut-Techniker nicht ganz einfach …

Beginnen möchte ich mit ein paar Szenarien, die der eine oder andere möglicherweise kennt :

  • (1) Ich bin oft mit und auch ohne Laptop bei Kunden unterwegs und benötige Dokumente, die im Büro auf dem dicken Server liegen…
  • (2) Ich möchte die unterwegs, beim Kunden, im Hotel erstellten Dokumente mit wichtigen Informationen meinen Mitarbeitern, Partnern schnell zugänglich machen …
  • (3) Wir sind ständig auf der Suche nach dem aktuellsten Stand eines Dokuments …
  • (4) Ich suche ein bestimmtes Dokument auf unserem dicken Firmenserver. Weiss nur noch, was da in etwa drin stand…
  • (5) Ich möchte mit Kunden/Partnern kontrolliert und sicher Dokumente austauschen

Die Liste könnte ich noch endlos weiter fortsetzen. Aber ich denke die allerwichtigsten Szenarien habe ich aufgelistet. Wenn Sie sich da wieder finden, sollten Sie einfach weiterlesen ….

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alf_data under the hood :-)

29. Januar 2009 2 Kommentare

Dies ist der erste einer losen Folge von angedachten Artikel über das ECM-System Alfresco. Wir benutzen diese wirklich herausragende Plattform in der Community-Version, die unter der GPL steht, seid ca 3 Jahren beginnend mit der V1.4. Inzwischen hat Alfresco-Community die Version 3 erreicht. Es tut sich also sehr viel dort. Wohl auch durch die vielen aktiven „Open Source“-Entwickler, die Erweiterungen entwickeln und der Community zur Verfügung stellen. Zumindestens zum Teil fliessen diese Erweiterungen dann in die Hauptentwicklungslinie bei Alfresco ein und kommen damit auch den zahlenden Enterprise-Kunden zu Gute. Nur fair, finde ich …

Dies aber nur als Einleitung. Möchte im Moment auch gar nicht so sehr auf die vielen Vorteile eines ECM-Systems, wie Alfresco (oder Livelink, oder Sharepoint, oder …) eingehen. Das fasse ich zu einem späteren Zeitpunkt in einem eigenen Artikel zusammen. Im Moment habe ich das Bedürfnis etwas genauer auf die Ablagestruktur von Alfresco einzugehen, da diese Info nur verstreut auf den Alfresco-Seiten (Forum, Wiki) zu finden ist und ich selbst auf Grund eines mehr oder weniger selbst verschuldeten Problems tiefer einsteigen musste. Dieses Problem werde ich auch zum Thema eines späteren Artikels machen. Motto : „Geh nicht in den dunklen Wald !“ … aber ich war doch dort 😉 …

Jetzt aber zum eigentlichen Thema : der Ablage von Alfresco …

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Newsletter von einer Joomla-Website verschicken …

25. Januar 2009 4 Kommentare

Da ich noch eine aktuelle Anfrage bezüglich Newsletterversands offen habe und dies nun schon öfters von Kunden gefragt worden bin, habe ich mich heute zum Sonntag hingesetzt und eine kleine Anleitung geschrieben.

Ich denke, jeder stolze Besitzer eines professionellen Webauftritts sollte seine Kunden über einen regelmäßigen Newsletter an sich binden und auch mit aktuellen interessanten Informationen versorgen. Das ist man seinen Kunden und auch Interessenten schuldig. Ein Webauftritt sollte nie etwas rein statisches sein, das man einmal ins Internet gestellt hat und dann vergisst. Damit bleibt man weit unter den Möglichkeiten das eigene Geschäft zu unterstützen. Leider wird dieses Potential nur von Wenigen wirklich genutzt ….

Aus diesem Grund bekommen alle unsere Kunden (system worx PartG), für die wir einen Webauftritt realisieren, automatisch eine Newsletterkomponente installiert. Bei einem Joomla basierten Webauftritt ist dies die Komponente Acajoom:

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Courier Mail-Server (IMAP) und „zu viele Verbindungen“ …

Aus gegebenem Anlass spontan ein Artikel über den Courier-Mailserver und die nervende Meldung „Zu viele IMAP-Verbindungen …“ beim Zugriff über den beliebten „Open Source“-Mailclient Thunderbird.

Der Courier-Mailserver ist bei vielen Hostern (Serveranmietung) bereits installiert. Pro per IMAP zugreifendem Mailprogramm und pro konfigurierter Mailbox in diesen Mailprogrammen von einer IP-Adresse aus, bekommt man sehr schnell diese Meldung, dass zu viele Verbindungen zum Mailserver bestehen würden. Bei POP-Mailboxen geschieht dies nicht.

Vor allem, wenn man alle PCs über einen gemeinsamen (DSL-)Router-Zugang betreibt (eigentlich die Regel), sieht es für den Mailserver so aus, als ob alle Vrbindungen von der gleichen IP-Adresse ausgehen. Peng! Schon hat man diese Meldung. Für den einfachen Anwender kommt diese Warnung/Fehlermeldung vollkommen unmotiviert und nicht nachvollziehbar.

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Angemietete Server und Spamschutz

Heute mal ein Thema, das mich öfters beschäftigt, bzw über das ich des öfteren befragt werde…

Spamschutz ist wichtig. Das weiß jeder, der Mail empfängt. Sobald eine Mailadresse in irgendeiner Art und Weise ins Internet kommt, sich z.B. auf einer Webseite befindet, kann man mit horrendem  Spamaufkommen rechnen. Das liegt meist einfach daran, dass es sogenante Spambots gibt, die die Webseiten des Internet nach Adressen durchsucht und in Spam-Datenbanken ablegt. „Ernten“ nennt man so etwas 😉 … Einmal passiert und schon ist man dabei … Das ist auch der eigentliche Grund für Kontaktformulare. Damit kann man die Veröffentlichung von Mailadressen vermeiden.

Aber gerade bei Unternehmens-Mailadressen lässt sich die Veröffentlichung trotzdem oft nicht vermeiden oder man möchte die Kontaktschwelle des potentiellen Kunden nicht durch Kontaktformulare noch erhöhen.

Nun dann ist ein wirksamer Spamschutz schlicht unabdingbar. Man versinkt sonst in Tonnen von Vi*…-Mails. Mehr…

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Open Source ist keine Einbahnstrasse

Wir (system worx PartG) verwenden bevorzugt Open Source Komponenten und Systeme um die Aufträge unserer Kunden zu realisieren.

Ich möchte jetzt hier gar nicht tiefer auf die Gründe eingehen. Das Thema Open Source wurde und wird im ganzen Internet von allen Seiten beleuchtet und diskutiert. Tatsache ist einfach, dass die Verwendung von Open Source Systemen weiterhin ungebrochen zunimmt und selbst Microsoft inzwischen hohen Respekt vor diesem Geschäftsmodell hat und langsam auch auf diesen Zug aufsteigt.

Was bedeutet Open Source (kurz OS) eigentlich : Die OS-Systeme werden von Entwicklungsteams realisiert, die sich auf freiwilliger Basis wie von selbst zusammengefunden haben, weil sie von einem bestimmten Programm, einer Idee fasziniert und beseelt sind. Sie entwickeln -sehr oft in ihrer Freizeit- diese Systeme und stellen sie unter einer besonderen Lizenz der Allgemeinheit zur Verfügung. Die Lizenz nennt sich GPL (GNU General Public License). Kurz gesagt bedeutet diese Lizenz, dass man das Endprodukt ohne zusätzliche Kosten für eigene Projekte verwenden darf. Darauf basierende Neuentwicklungen stehen automatisch wieder unter der GPL.

Dieses Modell kann langfristig nur funktionieren, wenn die Nutzer von OS-Software auch wieder etwas an die OS-Community zurückgeben. Es ist ein ständiges Geben und Nehmen. Ein ungeschriebenes Gesetz.

Aus diesem Grund habe ich mich bereits vor 3 Jahren dazu entschlossen die Entwicklungsverantwortung für eine OS-System zu übernehmen : openTimetool

Webseite : http://www.opentimetool.de/
und auf SourceForge: http://sourceforge.net/projects/opentimetool/

openTimetool ist eine branchenunabhängige, webbasierte Projektzeiterfassung für kleine bis mittlere Dienstleistungsunternehmen wie Agenturen und EDV-Support Firmen, Verlage und Redaktionen, Beratungs- und Schulungs-Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler.

Nun wir verwenden das Programm auch selbst. Muss also gut sein ;-).

Alfresco als „Netzlaufwerk“

Eines der herausragenden Features des ECM/DMS-Systems Alfresco ist die Möglichkeit die Webablage als Netzlaufwerk einzuhängen. Dies ist in einer Linux/Unix-Umgebung problemlos möglich :

  • webdav://testuser@www.org.de:8181/alfresco/webdav
  • ftp://testuser@www.org.de:1021/alfresco

Die schrägen Portnummern werden benötigt, damit man nicht in Konflikte mit den Standardanwendungen kommt, die diese Ports bereits belegen (Webserver, FTP-Server)

Bei Windows ist die ganze Sache schwieriger, da Windows das Webdav-Protokoll nur ungenügend unterstützt. Außerdem gelingt es einem Unbedarften kaum sich durch den Dschungel der vielen Fenster zu kämpfen.

Daher kam der Entschluss, für all diese Personen und vor allem auch für all die, die noch vor dem gleichen Problem stehen werden, ein Tutorial zu schreiben. Dieses beschreibt detailliert und mit Bildern, die Vorgehensweise, um mit dem Explorer auf Alfresco zuzugreifen. Der Wunsch, der dahinter steckt, ist es möglichst vielen Leuten, die dieses Problem haben, auf diese Weise unkompliziert helfen zu können. Zu finden ist das Tutorial hier.

Mail to Alfresco

Das ECM-System Alfresco besitzt ein wunderbares Feature, um an jeden Ordner der Ablagestruktur Mails zu schicken. Man kann seine Webablage also bequem asynchron mit Inhalten füllen, die man danach z.B. mittels Workflow weiterverarbeiten kann. Über die Alfresco-Volltextsuche sind natürlich auch diese Dokumente durchsuchbar.

Aber es gibt dazu einige Randbedingungen zu beachten. Wie bei vielem im Leben gibt es auch hier ein „aber“ 😉 …

Dieses Tutorial ist entstanden, um diese Randbedingungen und Probleme darzulegen, die auftreten  wenn das „Mail to Alfresco“ Feature auf einem angemieteten Rootserver mit Mailserver zum Einsatz kommen soll. In Teil 1 des Tutorials wird Schritt für Schritt beschrieben, wie eine Behelfskonstruktion errichtet werden kann, mit der der Problematik entgegengewirkt werden kann.
Im zweiten Teil des Tutorials werden verschiedene Open Source Lösungen für dieses Problem unter die Lupe genommen. Leider sind diese derzeit alle noch nicht ausgreift und daher nicht benutzbar.
Wenn jemand dieses Feature also unbedingt benötigt und keinen dezidierten Alfresco Server besitzt, muss er derzeit wohl oder übel noch auf die unpraktische Hilfslösung aus Teil 1 zurückgreifen.
Für die Hilfesuchenden und Interessierten sind die beiden Tutorials hier zu finden:

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Alfresco Zugang

Hier zuerst eine kurze Vorab-Bemerkung:

Nicht alle unsere Kunden wollen ein Serverzertifikat für ein paar hundert Euro im Jahr kaufen. Trotzdem wünschen Sie sich einen verschlüßelten, sichern Zugang zu ihrer Webablage (Alfresco). Bei einem gemieteten Server (Strato, 1&1, …) ist das durchaus möglich, allerdings hat man dann mit Sicherheitswarnungen zu kämpfen.

Dem Auftraggeber ist das zwar klar, da wir ihn über diese Warnungen selbstverständlich informiert haben, aber es ist den oft erst später zugeschalteten Mitarbeitern und Kunden/Partnern nicht immer klar.

Viele Menschen bekommen hier nur Panik, dass sie entweder etwas falsch gemacht haben, oder das sie einen Virus gefunden haben. Gerade beim Internet Explorer sehen diese Warnungen ja auch reichlich dramatisch aus. Um diesen Ängsten nun entgegenzuwirken, sind 2 Tutorials entstanden, die den Einlogvorgang beim ersten Mal ausführlich aufzeigen. Die Tutorials sind hier zu finden:

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Arbeiten mit Alfresco

Alfresco ist ein sehr mächtiges ECM-System und besteht eigentlich aus 3 integrierten Systemen:

  • DMS (Document Mangement System)
  • WCM (Web Content Managment)
  • Collaborations-Bereiche (ganz analog Sharepoint von Microsoft inkl. dessen Zugriffsprotokollen)

Es eigent sich in hervorragender Weise als gemeinsame dokumentenzentrierte Webablage um die Zusammenarbeit zwischen dezentral verteilten Mitarbeitern bzw Kunden und Partnern zu ermöglichen.

Technisch gesehen ist es eine J2E-Anwendung auf dem Spring-Framework und läuft unter einem Applixcation-Server (Tomcat, JBoss). Die Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten würden hier den Rahmen sprengen.

Alfresco gibt es auch als OpenSource-Community-Version und diese setzen wir meist bei unseren Kunden ein. Wer größere Supportansprüche hat, kann natürlich diese Leistung auch direkt beim Hersteller Alfresco beziehen.

Neben dem CMS Joomla ist das DMS Alfresco ein weiteres Produkt das wir (www.system-worx.de) unseren Kunden häufig anbieten. Um die grundlegenden Funktionen, die wir auch in unseren Schulungen erläutern, den Menschen immer zugänglich zu machen, haben wir uns dazu entschlossen auch hier ein Tutorial zu erstellen. Das Tutorial ist ein selbstabspielender Film der praktisch alle Funktionen abdeckt die im täglichen Gebrauch genutzt werden.

Zu finden ist dieses Tutorial hier http://tutorials.system-worx.de/alfresco/Alfrescotutorial.htm